Behörden-KlarText!
Verständlichere Schreiben für Bürgerinnen und Bürger
Behördensprache? Oft bedeutet das: lange Sätze, verschachtelte Formulierungen und komplexe Fachbegriffe. Mit Behörden-KlarText ändert sich das. Die neue KI-Anwendung unterstützt Mitarbeitende in der öffentlichen Verwaltung, Schreiben so zu formulieren, dass Bürgerinnen und Bürger sie leichter verstehen können. Texte werden prägnanter, Inhalte sind klarer strukturiert und wichtige Informationen lassen sich schneller erfassen. Das verbessert den Dialog mit Bürgerinnen, Bürgern und Ansprechpersonen in Unternehmen, vermeidet Missverständnisse und Rückfragen, schafft Zeit für die individuelle Betreuung und sorgt für mehr Vertrauen und Transparenz.
So funktioniert Behörden-KlarText
Behörden-KlarText ist ein Add-In für Microsoft Word, dessen Nutzung sich mühelos in bestehende Arbeitsabläufe integrieren lässt: Nach der Installation sind alle Funktionen über ein Symbol der Anwendung in der Menüleiste erreichbar. Direkt im Word-Dokument kann ein Textabschnitt markiert werden, für den die Anwendung mit nur einem Klick einen verbesserten Vorschlag generiert. Der originale und der optimierte Text werden nebeneinander angezeigt und können verglichen werden. Anschließend kann der Vorschlag übernommen, angepasst oder auch verworfen werden.
Leuchtturmprojekt für verständliche Behördensprache
Behörden-Klartext wurde in einem Leuchtturmprojekt der Digitalisierungsstrategie des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales (BMAS) für mehr Klarheit in der öffentlichen Kommunikation von der Verwaltungs-Berufsgenossenschaft (VBG) entwickelt und vom BMAS finanziert. Seit Januar 2026 steht die Anwendung als Open-Source-Software zur Verfügung, damit alle Behörden der Arbeits- und Sozialverwaltung und darüber hinaus mit ihrer Hilfe verständlichere Schreiben formulieren können.
Behörden-KlarText für Ihre Organisation
Behörden-KlarText wurde von Beginn an nicht als Insellösung, sondern als nachnutzbare, skalierbare und offen gestaltete KI-Anwendung entwickelt. Ziel ist es, die Erfahrungen und Ergebnisse aus dem Leuchtturmprojekt für andere Behörden und Organisationen nutzbar zu machen und so verständliche Verwaltungssprache flächendeckend zu stärken.
Mit der Open-Source-Veröffentlichung der vollständigen Codebasis am 30.01.2026 wurde ein zentraler Meilenstein des Projektes erreicht. Damit wird Behörden-KlarText grundsätzlich für alle interessierten Organisationen zugänglich -- innerhalb wie außerhalb der Arbeits- und Sozialverwaltung.
Die Anwendung ist modellagnostisch konzipiert. Das bedeutet, dass Behörden-KlarText nicht an ein bestimmtes KI-Sprachmodell oder einen einzelnen Anbieter gebunden ist. Stattdessen können unterschiedliche Sprachmodelle angebunden und je nach organisatorischen, rechtlichen oder technischen Anforderungen eingesetzt werden.
Die Vorteile der Lösung: Ein Austausch oder Wechsel von Sprachmodellen ist jederzeit möglich. Relevante Datenschutz- und Sicherheitsanforderungen werden berücksichtigt. Neue, leistungsfähigere Modelle können ohne grundlegende Systemänderungen eingesetzt werden. Die Entscheidungshoheit über Modell, Betrieb und Infrastruktur liegt bei der einsetzenden Behörde.
Voraussetzungen für die Nachnutzung
Die Nachnutzung von Behörden-KlarText ist bewusst niedrigschwellig gestaltet. Die Voraussetzungen hierfür sind:
- Bereitstellung einer geeigneten IT-Infrastruktur
- Deployment durch einen IT-Dienstleister (intern oder extern)
- Anpassung an organisatorische Anforderungen und fachliche Kontexte
Die Anwendung steht in zwei technischen Varianten zur Verfügung:
- VSTO-Version für Microsoft Word (ab Version 2016)
- Web-Version für Microsoft 365
Damit lässt sich Behörden-KlarText flexibel in bestehende Arbeitsumgebungen integrieren, ohne etablierte Prozesse zu unterbrechen.
Finanziert durch:
