Häufig gestellte Fragen
Hier finden Sie Antworten auf häufig gestellte Fragen zu Behörden-KlarText.
Allgemeines zu Behörden-KlarText
Was ist Behörden-KlarText?
Behörden-KlarText richtet sich insbesondere an Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Behörden, die freie Textpassagen oder Standardschreiben für die Außenkommunikation verfassen und aufsetzen. Es nutzt Künstliche Intelligenz (KI), um die Verständlichkeit der schriftlichen Kommunikation zu verbessern.
Behörden-KlarText dient ausschließlich als Arbeitshilfe. Es übernimmt keine Kontrolle, führt keine Vergleichsanalysen durch und speichert keine Texte oder Entwürfe. Die bestehenden Prozesse und Abläufe bleiben unverändert. Behörden-KlarText ersetzt diese nicht, sondern ergänzt sie sinnvoll.
Behörden-KlarText ist direkt in Microsoft Word integriert. So wird ein Medienbruch vermieden.
Warum wurde Behörden-KlarText entwickelt?
Die Behörden der Arbeits- und Sozialverwaltung und darüber hinaus versenden jährlich viele Millionen Schreiben an Bürgerinnen und Bürger, Versicherte und Unternehmen. Viele der Schreiben beinhalten juristische Texte und spezifische Passagen. So kommt es in Schreiben häufig zu Formulierungen, die bei den Empfängerinnen und Empfängern zu Rückfragen führen. Dies betrifft freie Schreiben gleichermaßen wie standardisierte Formulare.
Behörden-KlarText unterstützt Mitarbeitende in der öffentlichen Verwaltung, Schreiben so zu formulieren, dass sie besser verständlich sind. Texte werden prägnanter, Inhalte sind klarer strukturiert und wichtige Informationen lassen sich schneller erfassen. Das verbessert den Dialog mit Bürgerinnen und Bürgern, vermeidet Missverständnisse und Rückfragen, schafft Zeit für die individuelle Betreuung und sorgt für mehr Vertrauen und Transparenz.
Wer hat Behörden-KlarText entwickelt?
Die Anwendung wurde im Rahmen eines Leuchtturmprojektes der Digitalisierungsstrategie der Arbeits- und Sozialverwaltung gemeinsam mit der VBG unter dem Namen „VBG-KlarText“ entwickelt. Das BMAS hat die Entwicklung finanziert und dafür die „PD – Berater der öffentlichen Hand GmbH“ beauftragt.
Die Nutzung von Behörden-KlarText
Welches sind die Kriterien für „verständliche“ bzw. „optimierte“ Sprache?
Es gibt verschiedene Skalen, die Verständlichkeit von Texten bewerten. Im Rahmen des Projektes wurden die VBG-internen Kriterien für verständliche Texte angewandet und im LLM hinterlegt, sodass der Ausgangstext hinsichtlich dieser Kriterien optimiert wird.
Zusammengefasst sind es folgende Punkte:
Prägnanz und Einfachheit:
- Die Sprache ist klar und direkt, ohne unnötige oder überflüssige Wörter.
- Lange, umständliche Formulierungen oder komplexe Satzstrukturen werden vermieden.
- Die Botschaft wird in möglichst wenigen, einfachen Worten ausgedrückt.
Vermeidung des Konjunktivs:
- Der Text verwendet keine unklaren oder hypothetischen Aussagen im Konjunktiv.
- Aussagen sind verbindlich und konkret formuliert.
Inklusivität und diskriminierungsfreie Sprache:
- Der Text vermeidet stereotype oder diskriminierende Begriffe und verwendet genderneutrale Ausdrücke.
- Der Text spricht alle Personen gleichermaßen an, ohne Vorurteile oder Ausschlüsse.
Lösungsorientierte und positive Sprache:
- Der Text betont Lösungen und positive Aspekte, anstatt Probleme hervorzuheben.
- Negative oder potenziell entmutigende Ausdrücke werden vermieden, und der Fokus liegt auf konstruktiven und hilfreichen Formulierungen.
Kann Behörden-KlarText gendern?
Ja, bei der Entwicklung der Anwendung wurden auch Gender-Aspekte berücksichtigt.
Es werden bevorzugt neutrale Formulierungen genutzt. Gibt es keine passenden Formulierungen oder sind diese unüblich, werden beide Geschlechter genannt. In vielen Fällen hilft auch die Nutzung des Partizips (zum Beispiel „Studierende“) oder des Plurals. Es wird auf das generische Maskulin verzichtet, da es Frauen und auch Menschen, die sich nicht einem Geschlecht zugehörig fühlen, ausgrenzt. Es werden keine Gender-Sonderzeichen verwendet, da diese noch nicht offiziell in der deutschen Rechtschreibung verankert sind.
Muss gekennzeichnet werden, ob ein Text von Behörden-KlarText optimiert wurde?
Da der Textvorschlag basierend auf einem bereits bestehenden Schreiben generiert und durch die Verfasserin oder den Verfasser geprüft und übernommen wird, ist eine solche Kennzeichnung innerhalb der VBG nicht vorgeschrieben. Jede Behörde kann hierzu eigene Vorgaben machen.
Kann jemand die Daten einsehen, die ich mit Behörden-KlarText optimiere?
Nein, dies ist nicht möglich.
Hintergrund zu KI-Sprachmodellen und die Datengrundlage von Behörden-KlarText
Was ist die zugrundeliegende Technologie von Behörden-KlarText?
Behörden-KlarText nutzt zur Optimierung der Verständlichkeit von Texten ein großes KI-Sprachmodelle (Large Language Model, kurz LLM) bzw. generative KI. Generative KI bezeichnet eine Untergruppe der KI, die sich auf die Erzeugung neuer Inhalte, Daten oder Informationen konzentriert. Im Gegensatz zu traditionellen KI-Systemen, die bestehende Daten verarbeiten oder analysieren, ist generative KI in der Lage, neue Daten zu erzeugen, die nicht explizit programmiert wurden.
Werden die verwendeten KI-Sprachmodelle nachtrainiert?
Die in Behörden-KlarText verwendeten KI-Sprachmodelle werden nicht nachtrainiert. Auch die von Anwenderinnen und Anwendern eingegebenen Ausgangstexte werden nicht als Wissensquelle für ein Nachtraining genutzt. Die KI-Sprachmodelle bleiben bei Nutzung von Behörden-KlarText zu 100% unverändert.
Welche Daten verwendet Behörden-KlarText?
In Behörden-KlarText werden vier Typen von Daten verwendet:
- die für Behörden-KlarText nicht nachtrainierten Trainingsdatensätze der Sprachmodelle
- die Definition von verständlicher Sprache
- rechtliche Begriffe die unverändert bleiben sollen
- die Eingaben der Nutzenden
Die Eingaben der Nutzenden werden für die Anfragen an Behörden-KlarText verwendet. Mit Rückgabe der optimierten Textpassage werden sie direkt gelöscht. Ein Nachtraining der KI-Sprachmodelle findet nicht statt.
Kann Behörden-KlarText lernen?
Behörden-KlarText ist nicht als selbstlernendes System angelegt.
Wie entstehen Halluzinationen und wie kann das Auftreten von Halluzinationen reduziert werden?
Beim „Halluzinieren“ produziert das Sprachmodell einen Text, der zwar plausibel klingt, allerdings ungenaue oder falsche Informationen enthält. Alle aktuellen Sprachmodelle sind von Halluzinationen betroffen, da es derzeit keine wirksamen Mechanismen gibt, um dies zu verhindern. Sprachmodelle sind besonders beim Umgang mit Zahlen, Zeiten und fachspezifischen Inhalten fehleranfällig. Sollte die optimierte Textpassage Halluzinationen enthalten, nutzen Sie bitte den Button „Neu generieren“ im Pop-Up Fenster um eine erneute Optimierung anzustoßen.
Was sind Tokens und wie kommen sie bei Behörden-KlarText zum Einsatz?
Tokens können einzelne Wörter, Wortteile, Satzzeichen oder sogar Emojis repräsentieren. Sie dienen als grundlegende Bausteine für das Verständnis und die Erzeugung menschlicher Sprache in KI-Systemen. Die Anzahl der Tokens in einem Text hängt von verschiedenen Faktoren ab, wie der verwendeten Sprache, der Textlänge und dem spezifischen KI-Modell. Bei der Verarbeitung von Text zerlegt das KI-Modell den Eingabetext in Tokens, analysiert deren Beziehungen zueinander und generiert basierend darauf eine Antwort. Im Durchschnitt können Sie für deutsche Texte davon ausgehen, dass etwa 1,5 bis 1,8 Tokens pro Wort anfallen. Wenn Sie mehr über die „Tokenisierung“ von KI-Sprachmodellen lernen möchten, finden Sie auf folgender Webseite weiterführende Informationen: OpenAI Tokenizer - OpenAI API.
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