Projekt

Behörden-KlarText ist aus dem Anspruch entstanden, die digitale Transformation der Arbeits- und Sozialverwaltung konkret und wirksam voranzubringen. Das vom Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) finanzierte Projekt ist ein KI-Leuchtturm der 2024 beschlossenen Digitalisierungsstrategie der Arbeits- und Sozialverwaltung, die insgesamt 60 Maßnahmen umfasst.

Entwickelt und Erprobt wurde die Anwendung als VGB-KlarText bei der Verwaltungs-Berufsgenossenschaft (VBG). Als Trägerin der gesetzlichen Unfallversicherung betreut die VBG rund 1,8 Millionen Mitgliedsunternehmen und versendet jährlich etwa 4,2 Millionen Schreiben. Viele dieser Schreiben enthalten notwendige juristische und fachliche Inhalte, die für die Empfängerinnen und Empfänger jedoch nicht immer leicht verständlich sind. Dies führt häufig zu Rückfragen und zusätzlichem Klärungsaufwand auf beiden Seiten. Mit der Entwicklung von VBG-KlarText verfolgte die VBG das Ziel, durch verständlichere Texte Unklarheiten zu vermeiden und Rückfragen zu reduzieren, ohne dabei die fachliche Präzision und rechtliche Verlässlichkeit der Schreiben zu beeinträchtigen. Auf Grund der hohen Anzahl an Schreiben und vielfältigen Anwendungsszenarien stellte die VBG ein ideales Umfeld dar, um die KI-Assistenz praxisnah zu entwickeln, zu testen und für eine spätere Nachnutzung vorzubereiten.

Projektziele und -umsetzung

Ziel des Projektes war es, eine KI-basierte Assistenz VBG-KlarText zu entwickeln, mit der die schriftliche Kommunikation klarer, verständlicher und nutzerfreundlicher wird. Bürgerinnen und Bürger sollen Schreiben schneller erfassen und besser nachvollziehen können. Dafür unterstützt VBG-KlarText Mitarbeitende bei der Erstellung und Überarbeitung von Texten in zwei zentralen Anwendungsfällen: Zum einen werden häufig genutzte Standardformulare einmalig von den zuständigen Stellen mithilfe der Assistenz sprachlich optimiert. Diese verständlichen Vorlagen stehen anschließend allen Mitarbeitenden zur Verfügung. Zum anderen können freie Schreiben individuell mit Unterstützung von VBG-KlarText verbessert werden – etwa um komplizierte Formulierungen zu vereinfachen oder Inhalte klarer zu strukturieren.

Ein wichtiger Erfolgsfaktor des Projektes ist die Akzeptanz und aktive Nutzung durch die Mitarbeitenden. Diese wurde durch gezielte Schulungen und Sensibilisierungsmaßnahmen gefördert. VBG-KlarText wird dabei nahtlos in das bestehende CRM-System integriert, sodass sich die gewohnten Arbeitsabläufe nicht veränderten und die Anwendung direkt im Arbeitsalltag genutzt werden kann.

Das Projekt wurde zudem so angelegt, dass die Lösung auch von anderen Behörden nachgenutzt werden kann und damit dem EfA-Prinzip („Einer für Alle“) folgt. VBG-KlarText ersetzt jedoch keine menschlichen Entscheidungen: Die Anwendung dient ausschließlich als unterstützende Assistenz. Jedes Schreiben wird weiterhin von Mitarbeitenden erstellt, geprüft und versendet. Eine automatische Versendung ohne menschliche Beteiligung ist ausdrücklich ausgeschlossen.

Warum braucht es eine eigene KI-Anwendung?

Um verständliche, klare und bürgernahe Schreiben zuverlässig zu erstellen, wurde die Entscheidung für die Entwicklung einer eigenen KI-Anwendung bewusst getroffen. Allgemeine KI- oder LLM-Anwendungen sind vielseitig einsetzbar, berücksichtigen jedoch nicht die besonderen Anforderungen behördlicher Kommunikation. Sie verfügen weder über eine einheitliche Definition von verständlicher Kommunikation noch über festgelegte Arbeitsabläufe oder spezifische Hilfestellungen für den Verwaltungsalltag.

Die KI-Anwendung VBG-KlarText ist gezielt auf diese Anforderungen zugeschnitten. VBG-KlarText integriert die VBG-Arbeitshilfen für verständliches Schreiben und ist speziell dafür optimiert, Texte klarer, strukturierter und leichter verständlich zu machen. Die passende Eingabe für das LLM wird dabei durch die Anwendung im Hintergrund automatisch erzeugt, sodass Mitarbeitende keine aufwendigen Prompts formulieren müssen. Zudem ist die Anwendung an die bestehenden Arbeitsabläufe der VBG angepasst und fügt sich nahtlos in den Arbeitsalltag ein.

Ein weiterer entscheidender Aspekt ist der Datenschutz: Während allgemeine KI-Anwendungen die spezifischen Datenschutzanforderungen häufig nicht erfüllen, ist VBG-KlarText von Anfang an datenschutzkonform konzipiert und kann im lokalen Rechenzentrum des IT Dienstleisters betrieben werden.

Mit der Entwicklung einer eigenen KI-Anwendung ist sichergestellt, dass moderne Technologie verantwortungsvoll, zielgerichtet und im Sinne verständlicher Behördenkommunikation eingesetzt wird – zur Unterstützung der Mitarbeitenden und zum Nutzen der Bürgerinnen und Bürger.

Nutzendenzentriert zum Go Live

Bei der Entwicklung von VBG-KlarText war Nutzendenzentrierung von Anfang an entscheidend. Ein Team von Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeitern, die täglich im Kontakt mit versicherten Personen oder Mitgliedsunternehmen stehen, sowie Juristinnen und Juristen und eine Kommunikationsexpertin wurden über den gesamten Entwicklungsprozess hinweg in verschiedenen Formaten einbezogen. Nur durch diese kontinuierliche Einbindung von Nutzenden mit Fachexpertise konnte ein Werkzeug mit hohem Praxisbezug und guter Usability entwickelt werden, dass Texte verständlicher macht und gleichzeitig die Tonalität und inhaltliche Nuancen der Schreiben beibehält.

Am Anfang des Projekts half ein Rapid Prototyping Workshop dabei, den Anwendungskontext besser zu verstehen und eine erste Idee der Nutzungsoberfläche zu visualisieren. Im weiteren Verlauf gaben die Fachexpertinnen und -experten zu einem funktionalen Prototyp und zu frühen Versionen der Anwendung wertvolles Feedback zur Textqualität und Nutzungsoberfläche, das direkt in die Entwicklung einfloss. Die Anwendung erzielt dementsprechend bei den Fachexpertinnen und -experten, die in die Entwicklung einbezogen wurden, eine sehr hohe Akzeptanz, die sie in ihr direktes Arbeitsumfeld tragen. VBG-KlarText macht deutlich, dass die Verbindung von Nutzendenzentrierung, Change Management und Entwicklung entscheidend zum Projekterfolg beiträgt.

Anwendung der KI-Leitlinien

Damit Künstliche Intelligenz in der Verwaltung verantwortungsvoll eingesetzt wird, hat das vom Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) initiierte „Netzwerk KI in der Arbeits- und Sozialverwaltung“ bereits 2022 „Selbstverpflichtende Leitlinien für den KI-Einsatz in der Arbeits- und Sozialverwaltung“ entwickelt. Diese Leitlinien sind in einem Bottom-up-Prozess gemeinsam mit den Behörden entstanden und geben einen klaren Rahmen vor, wie KI-Anwendungen menschenzentriert, fair und diskriminierungsfrei entwickelt und eingeführt werden können. Ergänzend dazu gibt es eine praktische Arbeitshilfe, die dabei unterstützen, die Leitlinien im Projektalltag umzusetzen.

Leitlinien und Arbeitshilfe waren auch für VBG-KlarText eine wichtige Unterstützung: Sie wurden genutzt, um regelmäßig zu prüfen, ob alle wichtigen Aspekte berücksichtigt werden. In der ersten Phase wurden in einem Rapid-Prototyping-Workshop die Wünsche und Anforderungen der späteren Nutzerinnen und Nutzer gesammelt und gleichzeitig geprüft, was technisch machbar ist. Schnell wurde deutlich: Für verständliche Behördensprache braucht es eine eigene Lösung, da es am Markt zwar Produkte für „einfache Sprache“, aber keine speziell für verständliche Verwaltungssprache gab. Diese Erkenntnis führte zu der Entscheidung, VBG-KlarText selbst zu entwickeln.

Bereits in der Planungsphase wurde außerdem festgelegt, dass es ein eigenes Teilprojekt für die interne und externe Kommunikation geben soll, um alle Beteiligten gregelmäßig über den Fortschritt des Projektes zu informieren. Zusätzlich wurde eine sogenannte Schadenspotenzialanalyse mit einem breiten Kreis von Beteiligten durchgeführt, um mögliche Risiken frühzeitig zu erkennen. Die Leitlinien empfehlen auch, sich intensiv mit dem Thema Verzerrungen (Bias) in KI-Systemen auseinanderzusetzen, was explizit in die Schulung aufgenommen wurde.

In der Entwicklungsphase wurde kontinuierlich daran gearbeitet, die entscheidenden Anforderungen umzusetzen. In Priorisierungsworkshops wurden hierfür die jeweils nächsten Schritte festgelegt. Dabei wurde von Anfang an mitgedacht, dass VBG-KlarText später auch von anderen Behörden genutzt werden kann. Die technische Architektur wurde so gestaltet, dass sie flexibel bleibt. Da sich KI-Modelle sehr schnell weiterentwickeln, wurde außerdem ein Verfahren aufgebaut, mit dem regelmäßig geprüft werden kann, ob neue Modelle besser geeignet sind. So bleibt VBG-KlarText zukunftsfähig und gut für eine Nachnutzung vorbereitet.

Insgesamt haben sich die Leitlinien und Arbeitshilfen als große Unterstützung erwiesen. Sie haben das Vorgehen im Projekt bestätigt, Orientierung gegeben und an entscheidenden Stellen wichtige Impulse geliefert.

Schadenspotentialanalyse

Wie in den „Selbstverpflichtenden Leitlinien für den KI-Einsatz in der behördlichen Praxis" vorgesehen, wurde im Projekt eine umfassende Schadenspotenzialanalyse (SPA) durchgeführt. Diese Methode hilft dabei, Risiken im Zusammenhang mit konkreten KI-Anwendungen systematisch zu erkennen und zu bewerten.

Ziel der Schadenspotenzialanalyse ist es, eine interdisziplinäre Risikoübersicht zu erstellen, den Dialog zwischen allen Beteiligten zu fördern und ein dauerhaftes Risikomanagement aufzubauen. Dazu erarbeiteten Expertinnen und Experten aus den Bereichen Recht und Datenschutz, Anwenderinnen und Anwender sowie Führungskräfte gemeinsam insgesamt 18 Schadensszenarien.

Zu allen während des Workshops identifizierten möglichen Risiken entwickelte das Projektteam im Anschluss passende Gegenmaßnahmen. Die erkannten Risiken wurden in ein strukturiertes Risikomanagement überführt, das im weiteren Projektverlauf regelmäßig überprüft und bei Bedarf angepasst wurde. Gleichzeitig stärkte die SPA den offenen Austausch: Bedenken gegenüber dem KI-Einsatz konnten frühzeitig angesprochen und geklärt werden.

Auswahl von erkannten Risiken und deren Mitigationsmaßnahmen

Risiko 1: Das Tool wird von den Mitarbeitenden nicht genutzt.

Mit umfangreichen Nutzendentests und einer nutzendenzentrierten Entwicklung wurde die Bedienung an die Bedürfnisse der Nutzenden angepasst. Um das Vertrauen in die Anwendung zu stärken, wurden Qualitätsprüfungen basierend auf Testdaten durchgeführt und verschiedene KI-Modelle miteinander verglichen. Schließlich sorgte eine gezielte interne Kommunikation dafür, dass alle Mitarbeitenden über das Tool informiert sind und es im Arbeitsalltag sicher einsetzen können.

Risiko 2: Generierte Texte werden unkritisch übernommen oder wichtige Inhalte gehen verloren.

Das System erfordert eine explizite Entscheidung der Nutzenden zu Übernahme, Anpassung oder Ablehnung des optimierten Textes. Das Prinzip der Eigenverantwortung ist wichtiger Bestandteil des Schulungskonzepts.

Risiko 3: Rechtliche und datenschutzrechtliche Anforderungen werden nicht (dauerhaft) erfüllt.

Bei Änderungen der Gesetzeslage bedarf es klare Verantwortlichkeiten für die Umsetzung der erforderlichen Anpassung von VBG-KlarText, die im Betriebskonzept festgelegt werden. Gleichzeitig wurde sichergestellt, dass VBG-KlarText keine Daten in einer Datenbank speichert und somit kein Ziel für Datendiebstahl darstellt.

Risiko 4: Unzureichende technische Leistungsfähigkeit, schlechte Performance.

Die IT-Infrastruktur wurde auf Basis erwarteter Nutzung dimensioniert, zusätzlich wurden Lasttests durchgeführt und Hinweise für die Nutzenden integriert, falls das System zeitweise nicht erreichbar ist. Zudem ist die Länge der in einem Überarbeitungsschritt optimierbaren Texte begrenzt, um eine stabile Performance zu gewährleisten.

Risiko 5: Kundinnen und Kunden finden die optimierten Schreiben nicht besser.

Um sicher zustellen, dass die Textvorschläge auch zu den Bedürfnissen der Kundinnen und Kunden passen, wurde eine Kundenbefragung durchgeführt, in der Kunden ein Originalschreiben im Vergleich mit einer optimierten Version bewerteten.

VBG-KlarText gewinnt den Preis für gute Verwaltung

Am 14.11.2025 erhielt das Projekt den Preis für gute Verwaltung im Rahmen der Preisverleihung des Public Service Lab Days in Wiesbaden. Der Preis würdigt bürger*innenzentrierte und innovative Behördenarbeit mit echter Wirkung.